会場の点検

会場には、受付の二時間前には到着したい。会場が前の組のパーティーでふさがっていなければ、宴会テーブルや受付のセッティングができているはずだ。レイアウトを点検し、手直しが必要なところを手直しさせる。そしてマイクなど音戸・音響機器を点検し、搬入される生花の名札や土産品などハいずれも二時間前までに届けさせたい〉を点検し、控え室を点検し、非常口を点検し、小道具を点検し、祝電を点検し、と、細かい点検は各係に任せても、「点検したね」というチ且ツクはチーフ幹事の役目だ。

その聞にも、「あれをどうしよう」「これをどうしましょう」と、打ち合わせ漏れ事項、突発事項の応待と処理に追われて、汗をふくひまもなく、気がつくともう受付時間になっている。と、まあ、おどかすようだが、雑用はあとからあとから幹事を襲うと思っていたほうがよい。それらをテキパキと処理するためにも、幹事グループの打ち合わせは念には念をいれ、命令系統と責任の所在をハッキリさせておかなければならない。

受付開始

受付開始は開会時刻の三十分前が常識である。案内状に、〔 日時O月O日午後六時より(受付は五時三十分より)〕とまで刷りこんであるのに、受付開始時刻に行ってみるとまだ係りの態勢がととのってないパーティーがあるが、醜態である。観察してみると、幹事の不馴れのほかに、幹事の絶対数が少ないのも原因のようだ。

なかには、「弱った会場ですよ。さつきまでほかのパーティーをやってたんですよ」と幹事が弁解につとめてるケースがある。なるほど宴会場をチラッとのぞいてみると、ワイシャツ姿のスタッフがテーブルクロスを変えている最中だ。とすると、受付のテーブルもさきほどまで前のパーティーの土産品置き場として占領されていたのだろう。だが、時刻おくれという事実に変りはない。「そんなひどい会場をどうして借りたんだ」と責められても仕方がないだろう。

受付ラインは、案内状の受取り、会費の受取り、記帳のお願い、ネームプレート、着席券、お土産引換え券、領収書の発行、などをスムースにはこぶために、来会客の顔と名前を比較的よく知っている幹事を芯に編成しなければならない。チーフ幹事もこの時間帯はなるべく受付の付近にいなければならない。

会社・団体主催のパーティーならば、受付にヒラばかり並んでいては失礼である。社長や主役がズラリ並んだレセプションライシの構成は特例としても、幹部クラスのせめて二、三名はお迎え役として配したい。この場合、幹事はわきにさがってフォローしたい。主役のあるパーティーならば、主役は来会客控え室の入り口(控え室なしで受付から直接宴会場へ通すならば、宴会場の入口)の屏風前で来客をお迎えするのが普通である。

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